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PisaSales CRM

CRM / Technology

Integration von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS)

Das PisaSales CRM beinhaltet eine eigene Dokumentenverwaltung, in der beliebige Dokumente wie zum Beispiel Angebote, Produktbroschüren oder Reports kontextbezogen verwaltet werden können. 

Dabei können verschiedenste Formate verwendet werden: PDF, Office-Dokumente wie Word, Excel oder Powerpoint, Videos, CAD-Dokumente etc. Sollten Sie bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben, ist es möglich dieses mit dem PisaSales CRM zu koppeln.

Dokumentenverwaltung inklusive

  • Leistungsstarke Verwaltung beliebiger Dokumente (PDF, Office, CAD, Video, etc.)
  • Abbildung des Lebenszyklus von Dokumenten, Versionierung, Reversionierung
  • Komprimierte Speicherung in der Datenbank (ZIP) möglich
  • Aufbau von Ordner-/Dokumentstrukturen mit mehreren Ebenen
  • Import von Dokumenten aus dem Dateisystem per Drag-and-Drop, Export über Snapshot-Funktion
  • Wahlweise Baum- und Listendarstellung, einfaches Umordnen per Drag-and-drop
Schluss mit der Zettelwirtschaft

Dokumente immer da, wo Sie diese benötigen

Im PisaSales CRM sind alle Dokumente eng mit dem Kontext verbunden indem sie benötigt werden. Beispielsweise werden Anhänge von synchronisierten E-Mails stets dem richtigen Ansprechpartner oder ein Angebotsdokument immer dem richtigen Vorgang zugeordnet. Durch diese n:m-Verknüpfungen können Sie im aktuellen Kontext alle zugehörigen Dokumente schnell auffinden. Zusätzlich bietet das PisaSales CRM eine performante Volltextsuchmaschine. Sie führt eine Suche auf dem gesamten Datenbestand inkl. dem Inhalt aller Dokumente aus. Suchbegriffe lassen sich wie in etablierten Internet-Suchmaschinen eingeben. Die gefundenen Textstellen werden in einem Preview-Fenster hervorgehoben angezeigt. So finden Sie blitzschnell genau das Dokument, welches Sie gerade benötigen.

Profitieren Sie von der tiefen Microsoft-Office Integration

Dank der Standardkopplung zu Microsoft-Office können Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office per Klick im PisaSales CRM abspeichern. Bereits im System vorliegende Dokumente können direkt aus dem CRM heraus bearbeitet und zurückgespeichert werden. Während der Bearbeitung ist das Dokument für andere Benutzer gesperrt.

Stets aktuelle Dokumente

Das PisaSales CRM bildet den Lebenszyklus von Dokumenten über einen Status ab (z. B. Dokument in Entwicklung, freigegeben, nicht aktuell, archiviert). Sie können darüber hinaus auch den Gültigkeitszeitraum eines freigegebenen Dokumentes festlegen. Eine Versionsverwaltung hilft Ihnen, unterschiedliche Stände eines Dokumentes zu verwalten. Die Versionshistorie im Dokumentenstamm zeigt Ihnen dabei immer die aktuellste Dokumenten-Version an.

Dublettencheck auch auf Dokumente

Der Dublettencheck dient der Identifikation und Vermeidung von Dubletten bei Dokumenten. Die Funktionsweise ist dem Kontaktdubletten-Check ähnlich. Es wird aber nicht auf Name oder ähnliche sichtbare Felder geprüft, sondern auf einen Hashwert des Inhalts. Wird ein Dokument verändert oder neu angelegt, wird der entsprechende Hashwert automatisch generiert und am Dokument gespeichert. Beim Hinzufügen von neuen Dokumenten per Drag & Drop, manuel­lem Einchecken oder Synchronisation mit Ihrem E-Mailsystem, wird immer nach Dubletten gesucht. Im Falle eines Treffers werden Sie gewarnt.